Strategije za preživetje ‘težkih’ sestankov

Bodite mirne, opazujete druge in se nikakor ne usedite na direktorjevo priljubljeno mesto.

Pred vami je vaš prvi poslovni sestanek. Bodite samozavestne in opazujte, kaj počnejo drugi. Nikakor ne poskušajte izstopati, saj si zaradi nepoznavanja klime lahko naredite medvedjo uslugo. Prvič se boste morda počutile nelagodno, po nekaj sestankih pa se boste lahko že suvereno vključevale v pogovore.

Poslovni sestanek: vstopate na lastno odgovornost

Marjeta, ki je nekaj mesecev po tem, ko je diplomirala, dobila svojo prvo za-poslitev, je prav tam doživela tudi največjo neprijetnost. Bil je njen prvi poslovni sestanek in ker je hotela narediti vtis točne osebe, je v sejno sobo vstopila prva. Ker nobeno mesto ni bilo posebej označeno, si je izbrala nek stol in se usedla. Žal se je izkazalo, da je mesto pripadalo podpredsedniku podjetja.

“Zelo mi je bilo nerodno,” se spominja, “mesto sem mu takoj odstopila, obenem pa mi je postalo neznansko vroče in verjetno so mojo rdečico opazili tudi drugi.” Če ste v podjetju pričeli delati pred kratkim, so za vas prva ovira že sodelavke insodelavci, ki jih morate spoznati in si zapomniti njihova imena. Težave pa lahko predstavljajo tudi:

Na sestanek pridete pozno. Če pridete med zadnjimi na zabavo, boste prav gotovo zvezda, vendar zamujanje na sestanek pomeni nespoštovanje vseh prisotnih in podjetja. Morda se bo poznalo celo pri vaši plači.
Nehote užalite nekoga, ker ste novi in odprto oziroma nediplomatsko govorite vse povprek, tudi takrat, ko niste na vrsti.
Ste preveč pametni. Če stremite k temu, da bi bili vsem všeč, se to lahko kaj hitro obrne proti vam.
Ste nepripravljeni. Če niste uspeli prebrati gradiva, le prikimavajte in se smehljajte, kot ste se v šoli. Upajte, da vas nihče ne povpraša za vaše mnenje.
Če imate zaradi treme preveč zavezan jezik in se bojite, da so vaše ideje slabe.

“Marsikatera ženska si ovire postavlja celo sama,” pravi Tatjana Zidar Gale, predavateljica retorike in trenerka NLP (nevrolingvistično programiranje). “Morda želi pokazati samozavest, pa gre v tej želji predaleč ali pa je preveč plaha, zato sprejme igro podrejenosti.

V prvem primeru lahko začne prehitro navajati svoje potrebe, želje ... Poudarja, kaj vse bi izboljšala. Ali celo takoj pove, s čim se ne strinja. Kaj lahko pričakuje? Odpor ali obrambno držo sogovornika. Drugi pristop pa lahko daje vtis, da ženska ne ve, kaj bi rada – kot da ne zna razmišljati s svojo glavo. Najbolje je, da se nauči na pravi način povezovati svoje želje z mnenji in pričakovanji drugih.”

Uporabni pristopi

“Vi torej želite ... Če vaše želje povežem z izračuni, ki sem jih dobila v (oddelku) ... lahko ugotovimo / lahko izpeljemo ...”
“Aha, pravite, da je potrebno ... Sama pa si želim ... Kako bi oboje lahko povezali?”
“Pravite, da pričakujete ... Kaj pa če se tu pojavi nasprotovanje zaposlenih? Omenili so, da ... Zato imam pomisleke, da bi lahko ... Poiskala sem tri možnosti, kako bi lahko ...”

Upoštevajte pravilo:

Sogovornikom nikoli ne nasprotujte. Najprej jim prisluhnite in spremljajte, kaj govorijo. Poskušajte razumeti njihov pogled na temo, šele potem pojasnjujte. Če se s sogovor nikom oziroma z njegovo idejone strinjate, tega nikoli ne povejte na sledeče načine: “Ne ne, tu se pa ne strinjam z vami.” “Ne, to me ne zanima.” “Na tak način ne želim sodelovati.” “Hmm, saj ne vem, kaj bi.”

Govorica telesa je še posebej očitna

Kot svetuje Zidar Galetova, boste profesionalni pristop dosegle, če se boste naučile hoditi in sedeti vzravnano. Izogibajte se ležernemu naslanjanju na naslonjalo (nadrejen ali celo vzvišen pristop,ki bo hitro sprožil nasprotovanje na drugi strani) ali pretiranemu nagibanju naprej (izraža podrejenost).

Z očmi ne begajte po prostoru. Sogovornika glejte jasno v oči (nepremično največ tri do štiri sekunde; potem lahko pogled odmaknete navzgor ali navzdol). Roki naj ne segata oziroma naj se ne dotikata obraza, saj s tem vzbujate dvom ali negotovost. Ko govorite, uporabljajte odprte dlani (pozitivna, odprta kretnja).

Roki naj ne podpirata mize; naj se dvigneta in odpreta proti sogovorniku (nadlahtnici naj ne bosta trdno ob telesu). Izogibajte se ostrih, hitrih, pretrganih kretenj, ki izražajo nemir, zmedo, lahko tudi avtoritarnost. Uporabljajte mehke, celostne kretnje (ne ‘potegnite’ jih iz komolcev – s tem izražate avtoritarnost; prav tako ne ‘lomite’ zapestij – s tem izražate podrejenost).

Sestanki so kot tek čez ovire. Strokovnjaki pravijo: če pridete na cilj brez prask in poškodb, je vaša nagrada lahko napredovanje v karieri.

Obleka naredi človeka

V poslovnem svetu veljajo pravila poslovnega oblačenja. Kodeks poslovnega oblačenja morate še posebej upoštevati na poslovnih sestankih, kosilih in zabavah. Za sestanek si oblecite hlačni ali krilni kostim. Najprimernejša dolžina krila je tik nad koleni. Lahko pa je tudi daljše, izjemoma krajše. Izberite umirjene barve – sivo, črno, bež ali rjavo, odvisno od trenutnih trendov, ki veljajoza poslovno oblačenje.

Pod suknjič sodi bluza. Bela se poda k vsem barvam kostimov. Obvezne so tudi nogavice kožne barve, ki naj bi jih nosile pozimi in poleti. Najprimernejše obuvalo je salonar, ki je lahko poleti zadaj odprt. Tudi višina pete naj ne bo vrtoglava, priporočljiva je do sedem centimetrov.

S poznavanjem in upoštevanjem tega boste dolgoročno dosegle več kot z izzivalnim ali celo zapeljivim oblačenjem. K popolnem videzu sodi tudi ličenje, ki naj ne bo kričečih barv. Z diskretnim nanosom svežih pastelnih barv, lahko tudi temnejših tonov, boste videti očarljive in hkrati resne.Tudi z nakitom ne pretiravajte. Letos še posebej velja: malo je veliko.

Še zadnji nasveti:

Bodite pozorne na to, kaj počno drugi. Kmalu boste osvojile kulturo podjetja in vedele, ali je bolj primerno piti ustekleničeno vodo ali srebati kavo.

Pripravite se. V mislih imejte dnevni red in bodite pripravljene, da spregovorite na glas o tekočih temah. Če se pogovo ri oddaljijo od teme, počakajte, da se ponovno vrnejo nanjo in takrat predstavite svoje ideje.

Poskušajte ponovno vrniti sogovornike nazaj na tire, tako da na primer rečete: “To je zanimivo, vendar menim, da če storimo ... nas bo to poneslo bližje cilju, ki ga želimo doseči.”

Če se vam ideja ne zdi dobra, je ne kritizirajte, temveč postavite sogovorniku odprto vprašanje.

Ne bodite užaljeni oz. tega ne pokažite. Če nekdo kritizira vašo idejo, ne jemljite tega osebno. Pomembno je, da ostanete sproščeni.

Če vam je preveč nerodno, da bi svojo idejo predstavili drugim, začnite s stavkom: “Po tehtnem premisleku predlagam / vidim rešitev ..., da bi ...” Dlje časa boste v podjetju, več sestankov boste prestali in lažje se boste vklopili ter sodelovali. Sodelovati pa je potrebno, v nasprotnem primeru vas bodo drugi ‘povozili’.

Barbara Vrezovnik