Kako premagati delovno krizo

Računalniki se sesujejo; 80 odstotkov osebja se zastrupi; stranka postane histerična; sodelavec vas obtoži, da ste nesposobni; podjetje napove reorganizacijo z odpuščanjem; dolgoletni dobavitelj vas pusti na cedilu; na koncu delovnega dne je v blagajni premalo denarja … Narobe gre lahko toliko stvari, da je pravzaprav nenavadno, da krize na delovnem mestu niso pogostejše.

Vprašanje pa se glasi: “Ali ste se s problemi sposobne spoprijeti?” Če je odgovor ne, boste v nadaljevanju spoznale, kako z relativno lahkoto premagati krizo in jo v nekaterih primerih obrniti tudi v svojo korist. Vse je odvisno od vašega vedenja v kritičnih trenutkih in od upoštevanja naslednjih točk:

Bodite previdne:

Veliko kriz je predvidljivih: z vnaprej pripravljenim scenarijem, kako ravnati v primeru nepričakovane izgube službe, odpovedi dolgoletnega dobavitelja, nezadovoljstva stranke ipd. si boste prihranile čas, skrbi in denar. To shemo imejte vedno pri roki in jo od časa do časa preglejte.

Imejte jasen cilj:

Čeprav vam je obvladanje krizne situacije dvignilo ugled v podjetju, mora biti vaš glavni cilj v težavnih trenutkih rešitev problema in čim hitrejša vrnitev v normalno stanje. Če želite biti uspešne, vse napore usmerite v obvladanje problema, ne pa v razkazovanje svojih sposobnosti. Če se bodo stvari dobro iztekle, bo vse ostalo prišlo samo po sebi.

Ohranite mirno kri:

Ne prepustite se paniki! Kriza vzbudi celo vrsto negativnih čustev, od živčnosti do strahu. Dokazano je, da v čustvenih situacijah ljudje postanejo bolj občutljivi in težko je predvideti, kako bodo reagirali, ko nastopi kriza. Zato je priporočljivo, da občasno delate vaje za sproščanje, ki vam bodo pomagale ohraniti mirno kri v kateri koli situaciji. Ne pozabite, da so v kriznih trenutkih bolj ranljivi tudi sodelavci, zato pazite, da vaše (negativno) vedenje ne bo vplivalo na njih.

“Ko je malo pred prvomajskimi prazniki odpovedal računalniški sistem, je šef postal histeričen,” pripoveduje Andreja, ki dela v turistični agenciji. Njegov izbruh je spravil ob živce ves kolektiv, in vsi so le nemočno zrli v prazen ekran. Andreji je edini uspelo ohraniti mirno kri, in nikoli ni pomislila, da bo zaradi rednega obiskovanja joge napredovala. “Medtem ko so vsi noreli, misleč, da ne bodo mogli rezervirati letalskih kart, izdajati računov in vstopiti v baze podatkov, sem začela dihati, kot nas je na tečaju naučil učitelj joge.

To mi je pomagalo ohraniti dovolj zdrave pameti, da sem lahko razmislila, kaj moram storiti. Poklicala sem tehnično ekipo, ki je vzpostavila sistem, za prvo silo pa smo si pomagali s prenosnimi računalniki.” Andreja je hotele in letalske karte rezervirala kar po telefonu, naslednji dan pa je bilo spet vse po starem. Za nagrado jo je šef imenoval za vodjo nove turistične poslovalnice.

Vzemite si nekaj minut:

Ko delamo pod pritiskom, nas instinkt sili k hitremu ravnanju brez vnaprejšnjega razmišljanja. V nekaterih situacijah to ni najbolj priporočljivo, saj z nepremišljenimi dejanji izgubimo veliko časa in energije. Ko nastopi delovna kriza, se je najbolje malo odmakniti; čeprav je treba ukrepati hitro, si je pred tem dobro vzeti nekaj časa za razmislek.

“Vsakič, ko se pojavi velik problem, moja šefinja na začudenje vseh okoli sebe pograbi torbico in odide na sprehod ali kavo, vrne pa se z odlično rešitvijo,” pravi Alenka, komercialistka v oglaševalski agenciji. Njeno vedenje ni tako nenavadno, kot se zdi na prvi pogled. Raziskave kažejo, da več kot tretjina ljudi o delu najbolj učinkovito razmišlja doma ali na poti iz službe, približno 17 odstotkom ljudem možgani najbolje delujejo med počitkom, 12 odstotkom pod prho, 7 odstotkom na potovanjih in 3 odstotkom v postelji. Le 15 odstotkom se najboljše ideje porodijo na delovnem mestu.

Prosite za pomoč brez slabe vesti:

Problemi vzamejo veliko več časa, kot ga imamo na razpolago v danem trenutku. Če vam je jasno, da vsega ne boste mogle opraviti same, se ne imejte za ‘super žensko’ in zaprosite za pomoč.

Pametne rešitve za kritične trenutke:

Izbrali smo nekaj problemov, ki se lahko pojavijo na različnih delovnih mestih, in najprimernejšo rešitev za vsakega od njih.

• “Stranki ni všeč nova barva las, čeprav sem ji pred barvanjem pokazala vzorec in jo opozorila, da bo zaradi njene svetle polti barvni ton veliko bolj kričeč. Zdaj je nezadovoljna in želi govoriti z nadrejeno.”

Ne izgubljajte časa z opravičevanjem in dokazovanjem, da ste imeli prav, temveč priznajte napako. Stranko pomirite in če je mogoče, takoj popravite napako, dela pa ji ne zaračunajte. Podarite ji še kupon za brezplačen obisk salona.

Če ste se zmotili, ali pa je nekdo drug tega mnenja, se potrudite in napako popravite. Četudi vas obsojajo po krivici, se osredotočite na reševanje krize in se v danem trenutku ne poskušajte braniti. Čas za pojasnjevanje bo prišel, ko se bodo stvari umirile.

• “Stranka vneto zatrjuje, da mi je za plačilo majice izročila bankovec za deset tisoč tolarjev, v resnici pa je plačala s pettisočakom.”

Ne postanite živčni in se ne prepirajte z njo. Pokličite nadrejeno in pred obema preštejte dnevni izkupiček, da bosta obe videli rezultat in se prepričali, ali je denarja preveč ali ne.

Da bi se izognili tovrstni situaciji, prejeti denar vedno odložite na vidno mesto. V blagajno ga spravite šele potem, ko stranki vrnete preostanek denarja in račun.

• “Moje podjetje bo kupilo veliko mednarodno podjetje, ki ima povsem drugačen način dela.”

Vse velike spremembe povzročijo krizo. Najpomembneje je, da se ne prepustite strahovom. Takšen problem boste rešile s prilagajanjem: če kljub spremembi okolja naloge še vedno rešujemo na enak način, bo zagotovo prišlo do problemov, s prilagajanjem novi usmeritvi ali drugačnemu načinu dela pa problem ne bo več tako velik. Nekaterim ljudem spremembe celo ustrezajo in jih še dodatno motivirajo. Sledite temu prepričanju in sprememb ne vzemite kot krizo, temveč kot nov izziv.

Novi situaciji se boste najhitreje prilagodile z opazovanjem obnašanja osebja novega podjetja, lahko pa se dogovorite za sestanek z novim šefom: vprašajte ga, kaj pričakuje od vas, zapišite pa si tudi nekaj smernic, ki vam bodo pomagale doseči primerno pripravljenost.

• “Baza podatkov je uničena, naročila niso prispela pravočasno, stranke se vse bolj pritožujejo.”

Prevzemite krivdo in če imate znotraj podjetja dovolj avtoritete, bodite velikodušne. Če krize vplivajo na dobavo ali na kakovost uslug, stopite v stik s strankami. Po dogovoru z nadrejenimi jim ponudite popust ali kaj podobnega pri naslednjem poslu. Verjetno bo na ta način sodelovanje postalo še tesnejše.

• “Zaradi osebnih problemov sem prepozno oddala poročilo, to pa je vplivalo na delo celotnega kolektiva.”

Opravičite se vsem prizadetim in jih razveselite z majhno pozornostjo. Lahko jim pošljete zahvalno pismo, šopek rož ali pa jih povabite na kosilo – odvisno od okoliščin in vaše velikodušnosti. Če pa je zaradi vaše napake sodelavec npr. še tedne urejal zmedo, ki ste jo pustili za seboj, bo pisna zahvala verjetno premalo. Morda se boste odkupile z vstopnicami za gledališko predstavo ali koncert?

• “Šef je besen kot ris, saj je prepričan, da sem zamešala podatke.”

Naj ima prav ali ne, ne dovolite, da vpije ali vas celo žali. Delujte prepričane same vase in recite npr.: “Ne maram, da nad mano povzdigujete glas. Ko se boste pomirili, se bova pogovorila in če sem res storila napako, bom to priznala in jo skušala čimprej popraviti.” Če bo nadaljeval z vpitjem, se opravičite in zapustite pisarno.

• “Zaradi notranjega problema je sprt ves delovni kolektiv. Zdaj je med nami toliko tekmovalnosti, da skoraj ne govorimo več med seboj.”

Najboljši način za združitev ekipe je priprava na skupen boj proti zunanjemu ‘sovražniku’. Če boste sodelavce uspele prepričati, da je preživetje skupine zaradi prežečega sovražnika v nevarnosti, bodo notranji prepiri povsem izgubili svoj pomen.

• “Čisto na koncu sem z živci, govori se, da bodo reorganizirali podjetje in moje delovno mesto je v nevarnosti …”

Naj se grožnja uresniči ali ne, pozanimajte se o potrebah podjetja in o svojem prispevku znotraj nove usmeritve. Naredite vse, da boste nadrejene prepričale, kako zelo vas potrebujejo.

• “Gost pravi, da riba, ki smo mu jo postregli, ni sveža. Vendar je …”

Ni pomembno, ali ima prav ali ne. Opravičite se in mu ponudite drugo jed po njegovi izbiri. Postrezite mu s pijačo na račun hiše in bodite z njim čim bolj ljubeznive. Gost ima vedno prav.

Urša Dolinšek

Kronika pa za vse, ki vas zanima več.