Gospodarica svojega časa

Vsaka prekinitev dela traja povprečno od šest do devet minut, kar ni ravno veliko, a vedeti moramo, da po prekinitvi potrebujemo kar od pet do petindvajset minut, da se ponovno spravimo k delu in dosežemo stopnjo zbranosti, ki omogoča pravo produktivnost. Povsem običajne ‘motnje’ – iskanje dveh ali treh dokumentov, preverjanje podatkov, klepet s sodelavcem, trije telefonski klici – s katerimi se srečujemo iz dneva v dan, nam vzamejo veliko dragocenega časa, ob upoštevanju naslednjih navodil pa lahko njihove negativne učinke opazno zmanjšamo.

Vprašanje reda

Človek z razmetano delovno mizo porabi vsakodnevno povprečno sedem odstotkov svojega časa le za iskanje stvari, ki se skrivajo v neznanskem kaosu. Če je vaš delovni prostor preplavljen z mapami, kupi papirja, revijami in kuvertami, ga čim prej spravite v red, na mizi pa ne sme ostati nič, česar res nujno ne potrebujete. Četudi boste za pospravljanje potrebovale več dni, se vam bo vloženi čas dolgoročno bogato obrestoval. Ko bo miza enkrat pospravljena, boste za vzdrževanje reda dnevno porabile največ pet minut.

Če spadate med ljudi, ki se težko ločijo od česarkoli zaradi prepričanja, da bodo določeno stvar slej kot prej zagotovo spet potrebovali, poskusite z naslednjim: post-it listke razrežite na majhne trakove ter jih vedno, ko uporabite kakšen predmet, nalepite nanj. Po dveh mesecih lahko brez slabe vesti zavržete vse stvari brez rumene oznake.

Klepet, čenče ...

Dokončati morate nujno zadevo, ko opazite, da se vaši mizi približuje simpatičen sodelavec, ki pa ne slovi ravno po delovni vnemi. Že na obrazu se mu vidi, da vas želi seznaniti z najnovejšimi čenčami. Zavedate se, da vam bo pogovor vzel najmanj pol ure časa, po drugi strani pa ga z zavrnitvijo nočete užaliti.

Kaj torej storiti, da bo volk sit in koza cela? Najprej ga pozdravite s širokim nasmeškom, nato pa uporabite tehniko “Da …, toda …”, s katero se izmuznete tako, da najprej pokažete iskreno zanimanje (“Zelo rada bi izvedela najnovejši trač …”), nato pa mu pojasnite, zakaj mu ne morete prisluhniti (“… toda čaka me nujen sestanek s šefom.”).

Tako se bo pogovor končal, ne da bi se vaš sogovornik počutil zavrnjenega. Obstaja veliko različnih da in toda: najprimernejši so zbrani v tabeli na naslednji strani, seveda pa jih lahko kombinirate med seboj glede na lastne želje in potrebe.

Da bi bila omenjena strategija uspešna, morate izpolniti naslednje zahteve: 1. Uporabljeno opravičilo oziroma izgovor mora dokazovati, da je vaš čas omejen zaradi razlogov, ki so izven vašega nadzora. 2. Ko opravičilo izrečete, ne pričakujte, da bo oseba nemudoma zapustila pisarno oziroma prenehala govoriti. Pobudo morate prevzeti vi: odvrnite pogled, poslovite se in zapustite pisarno, ali pa začnite pisati na računalnik.

S takšnim ravnanjem pa po drugi strani ni dobro pretiravati; čas, ki ga zapravite za klepet ob kavi, sicer kratkoročno ne koristi podjetju, na dolgi rok pa njegovi učinki nikakor niso zanemarljivi; človeka sprosti in zmanjšuje učinke stresa, obenem pa krepi občutek pripadnosti ekipi ter pripomore k dobremu in sproščenemu vzdušju na delovnem mestu. Treba je torej poiskati pravo mero, s katero boste znale preceniti, kdaj se je primerno nekoliko oddahniti in v katerem trenutku je treba ponovno zavihati rokave. Nikar ne pustite, da vam drugi vsiljujejo delovni ritem, temveč poskušajte obvladati položaj in ga prilagoditi lastnim potrebam.

Prošnje

Prepričane bodite, da je klasično vprašanje “Ali imaš veliko dela?” znak, da nekdo od vas želi A: majhno uslugo, B: konkretno pomoč ali C: uslugo z veliko začetnico. V takšnem položaju moramo pozabiti na vljudnost, ki bi zahtevala odgovor “Ne, kje pa,” ali pa tveganje z “Da, toda če gre za pomembno zadevo, moje delo lahko počaka.” Slednji odgovor bi sicer moral utišati vsiljivca, toda ljudje, ki nam kradejo čas, znajo ‘napadati’ tudi na bolj prefinjen način.

Prilizovanje v stilu “Vem, da si strokovnjakinja za to področje …” se kaj hitro lahko spremeni v nevarno past, v katero se ujamemo povsem nevede. Četudi resnično dobro poznate zadevo, se delajte nevedne in vztrajajte, da ne razumete, o čem govori. Zelo hitro bo obupal, vi pa ne boste imele preveč slabe vesti.

Druga možnost je, da ga skušate prepričati, da nikakor niste primerne za rešitev naloge, o kateri vam govori. V tem primeru ga boste pretentale z naslednjim odgovorom: “Zelo sem vesela, da si se spomnil name, toda mislim, da je ta naloga primernejša za osebo X. On ti bo znal zagotovo veliko bolje pomagati kot jaz.”

Osebni opravki

Zaradi sočasnosti urnikov moramo veliko osebnih zadev urediti kar z delovnega mesta. Marsikatera od nas se je morala med službo naročiti ali pa celo oditi na pregled k zdravniku, po telefonu urediti finančne zadeve ali pa preveriti, kako je z bolnim družinskim članom. Takšnim opravkom se zelo težko izognemo, v večini podjetij pa jih, če z njimi ravno ne pretiravamo, načeloma dopuščajo. Številne raziskave kažejo, da so tisti ljudje, ki dobro usklajujejo poslovno in zasebno življenje, tako fizično kot duševno bolj zdravi, to pa se odraža tudi pri njihovi delovni učinkovitosti.

Da bi zmanjšali negativne učinke, zasebne zadeve urejajte v času najnižje delovne aktivnosti (med odmorom za kosilo, po zaključku projekta …). Bodite hitre in seveda nevpadljive.

Telefoni, e-pošta …

Življenja brez telefona si večina od nas sploh ne zna predstavljati, kljub temu pa je njegovo nenehno zvonjenje včasih lahko zelo moteče. Zvoni kadarkoli, najraje takrat, ko imamo dela čez glavo in zahteva, da se mu nemudoma posvetimo.

Če bi se lahko javljale le na nujne klice, bi prihranile veliko dragocenega časa, torej potrebujete nekoga, ki bi jih prestregel. Glede na to, da nas veliko med nami nima svoje tajnice, je naslednja najboljša rešitev avtomatski odzivnik. Z njegovo pomočjo boste lahko hitro ugotovile, kdo vas kliče, in se takoj odločite, ali se je na klic vredno odzvati.

Pri ISDN-priključku se vam številka tistega, ki kliče, sicer izpiše, a še vedno morate prenašati neprijetno zvonjenje, zato je boljša možnost preusmeritev klicev na vaš mobilni telefon. Izklopite zvonjenje, na izpisane neodgovorjene klice pa lahko odgovorite, ko imate čas.

Bliskovito se je razširila tudi uporaba elektronske pošte, s katero prihranimo veliko časa pri pošiljanju in prejemanju informacij, v nasprotju s telefonom pa se ji lahko posvetimo takrat, ko nam najbolj ustreza. Nikar pa ne podlezite skušnjavi in pošte ne preverjajte vsakih pet minut, saj boste zaradi nenehnih prekinitev težko zbrano delale in izgubile več časa, kot vam ga bo z njeno uporabo uspelo prihraniti.

Najbolje je, da si za pregledovanje določite poseben del dneva, najprimernejša sta začetek ali konec delavnika, svetujemo pa vam, da izklopite tudi opozorilo, ki naznanja novo pošto, saj vas bo drugače prej ali slej premagala radovednost.

Uspešne Slovenke o učinkoviti izrabi časa

• Urša Manček, pomočnica direktorja za področje odnosov z javnostmi, Mobitel: “Sveta si ne znam več predstavljati brez mobilnika in zvonjenja sploh ne jemljem kot motnjo. Moj delavnik se prične ob sedmih, tako da imam uro časa za e-pošto in pripravo dokumentov. Pošto prebiram tudi doma, saj tehnologija omogoča delo zunaj pisarne.”

• Mojca Mavec, novinarka in TV voditeljica: “Lani sem se preselila v večjo, skupno pisarno; to je bila velika sprememba, saj sem bila prej vajena miru. Zdaj prihajam v službo zgodaj zjutraj ali zgodaj popoldan in ostajam do poznega večera, saj le takrat lahko nemoteno delam. Ob nedeljah zvečer pospravim stvari preteklega tedna in tako ponedeljek začnem ‘na čisto’.”

• Suzana Bavčar - Rože, direktorica marketinga, Fructal: “Dobro gospodarjenje s časom temelji na pravilnem načrtovanju in zanesljivih sodelavcih. Sama zjutraj pripravim dnevni načrt in pregledam pošto, sledi pa interni sestanek. Zahtevna poročila pripravim po tretji uri, ko se stanje umiri. Ob petkih s sodelavci pregledamo načrt dela za prihodnji teden.”

• Nada Jeraj, vodja marketinga in odnosov z javnostmi v Ericssonu: “Dan začnem z opredelitvijo dnevnega cilja in časovnega okvirja, košček beline pa rezerviram za ‘NLP-je’, ki zahtevajo takojšnjo pozornost. Če je pri delu potrebna posebna zbranost, uporabim paket ‘prve pomoči’ za odstranjevanje motečih elementov, ki ga sestavljajo preusmeritev klicev, voda, nekaj svežega zraka ter virtualna izolacija iz okolja.”

Tehnika “Da, toda …” (… ali kako končati predolg klepet)

Da …

• O tem bi se s teboj zelo rada pogovorila …
• To je zelo zanimivo …
• Z veseljem bi ti pomagala …
• Popolnoma se strinjam s tabo …
• Točno tako je, kot praviš …
• Veseli me, da to načrtuješ …
• To bo jutri pri meni na prvem mestu …
• Hvala za pomoč …
• Jutri bi se o tem z veseljem pogovorila ob kavi …
• Razumem …

Toda …

• … čaka me šef.
• … zdajle imam sestanek.
• … čaka me stranka.
• … izgubili bomo pomembno naročilo, če takoj ne prinesem podatkov.
• … temu vprašanju se bom lahko posvetila nekoliko kasneje.
• … poznam to informacijo.
• … zelo se mi mudi.
• … jutri ti bom lahko naklonila še enkrat več časa.
• … zdajle moram končati poročilo.
• … oprosti, potrebujem tvojo pomoč pri …

Urša Dolinšek

Novo na Metroplay: Nik Škrlec iskreno o tem, zakaj mu je ušel Guinnessov rekord